La variedad y desarrollo de herramientas digitales avanza indetenible en la medida en que las empresas amplían su horizonte. Sin embargo, al no conocer profundamente las capacidades de algunas plataformas o software, podemos cometer errores. No todos los programas disponibles representan una ventaja automática, de hecho, uno de los mejores consejos que podemos darte, es que hagas un diagnostico realista de lo que requieres. Así mismo, determinar las condiciones de operación o si existen compatibilidades con otras plataformas. En este artículo, te ofrecemos detalles sobre qué es ERP, así como las diferencias sustanciales con otras alternativas como los CRM.

El ERP, una plataforma de procesamiento interno

Se trata de un recurso identificado por su nombre en inglés como Enterprise Resources Planning (ERP). Se le define como una herramienta de Back Office, esto significa que se relaciona fundamentalmente con los procesos internos de nuestra empresa. Se referencia inmediata no es con los clientes o con las ventas propiamente dichas. Por el contrario, su trabajo se refiere a la recopilación de informaciones interdepartamentales.

La finalidad de los ERP

Como indicamos en el párrafo anterior, se trata de una herramienta para el manejo interno, sobre todo en los aspectos administrativos y de producción. Al respecto, toma datos generales de los factores que inciden en el proceso productivo, vertiendo información para la optimización de los mismos.

Si bien no se relaciona directamente con el área de ventas, si toma datos de esta para identificar cosas como niveles de salida, tendencias, periodización, entre otros. De esta manera podemos afirmar que los ERP tienen como finalidad básica, optimizar los procesos de la organización para hacerlos más eficientes. Su labor es centralizar informaciones para realizar una gestión verdaderamente integral de todos los aspectos empresariales.

Áreas con las que trabajan los ERP

Por tratarse de control interno en la empresa, se relacionan fundamentalmente con áreas como:

• Producción, sobre todo en lo relacionado con manejo de cantidades, insumos necesarios, control de calidad entre otros aspectos.
• Manejo de personal. En este caso, no se trata de la administración de recursos, sino de la gestión de nóminas y pagos.
• Ventas. Se trata del control interno relacionado con el direccionamiento de las ventas. Estadísticas sobre tendencias, productos con mayor demanda temporal y similares.
• Inventario. Unido a los departamentos de producción y ventas. El control de inventario, permite que siempre exista un stock adecuado a las salidas de mercancía, lo que resulta esencial en el cumplimiento de responsabilidades y metas.
• Manejo contable. Otro de los aspectos que relaciona la totalidad de los procesos de la empresa. Permite contar con información en tiempo real de aspectos como disponibilidad financiera, posibilidades de ingresos, cumplimiento de obligaciones tributarias entre otras.
• Manejo de proveedores. Es un aspecto de extrema sensibilidad, sobre todo para empresas con procesamiento de insumos para productos finales. El control que permite el ERP, no se limita a solicitudes de materias primas o similares, sino a una gestión integral.

Utilidad de los ERP

Si nos guiamos por lo que pueden hacer por nuestra empresa, podemos establecer sus ventajas y utilidades. A saber:

• Gestión integral de procesos y actividades de la organización.
• Información instantánea de diferentes áreas de nuestra empresa.
• Conexión interdepartamental que facilita la comunicación y sobre todo, la sinergia positiva entre los componentes de la organización.
• Reduce costes de gestión, al disminuir las necesidades de recursos humanos en determinadas acciones.
• Un ERP, centraliza datos para la toma de decisiones que a partir de su uso, puede ser totalmente automatizada.

¿Qué diferencias existen entre los ERP y los CRM?

Una de las confusiones más comunes entre los pequeños empresarios que no están familiarizados con este tipo de herramientas, se relaciona con otras plataformas que parecieran hacer lo mismo. Es el caso de los CRM (Customer Relationship Management). Como su nombre indica, se refieren a una herramienta para la gestión front office, es decir, externa.

El trabajo de los CRM básicamente es gestionar todo lo relacionado con el trabajo de atención a los clientes. Así mismo, ejecutan actividades para el manejo externo relativo a nuestros productos o servicios. En función de estas características, permite una relación directa con los clientes o usuarios y su finalidad es la fidelización, las ventas y la construcción de una cartera de clientes sólida.

Como podemos observar, básicamente es una herramienta para trabajo externo, a través de la cual podemos orientar nuestras decisiones en el marketing. Entre sus diversas funciones, se cuentan la automatización de procesos de atención y ventas. Así mismo, el procesamiento de datos de clientes, tanto efectivos como potenciales. Además, permite desarrollar actividades de captación digitalizada y altamente efectiva. Es una herramienta comprobada y muy útil en toda instancia.

La coexistencia entre los ERP y los CRM

Es otro de esas preguntas frecuentes, precisamente por la confusión que se presenta entre ambos términos. Una vez que sabemos que unos funcionan hacia adentro y otros hacia afuera de la empresa, debemos pensar en su utilidad. El tamaño de la empresa es un factor a tomar en consideración para ambos casos, pero particularmente los ERP, son más funcionales cuando las organizaciones son más grandes.

Otro aspecto limitante de los ERP es que en la medida en que la organización es más compleja, se requiere de personal especializado para su manejo adecuado. Sin embargo, es limitante, solo desde el punto de vista financiero.

Por el contrario, los CRM pueden funcionar en versiones incluso gratuitas en función de las necesidades de la empresa. Y si, es una alternativa factible contar con ambas herramientas que pueden llegar a ser complementarias. Finalmente, como te indicamos en los párrafos anteriores, es básico identificar tus requerimientos. Sin embargo, siempre es positivo contar con asesoría, no solo para la determinación de necesidades, sino para la implantación final.

En el vídeo explican la diferencia entre los dos. Créditos a Simplificando.