Consejos para crear una base de correo electrónicos de empresas actualizada

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Consejos para crear una base de correo electrónicos de empresas actualizada




En la actualidad, el mejor recurso de toda empresa que se expande a través del Internet es una base de datos con la información de sus clientes potenciales. Si bien, tener presencia en redes sociales o montar una página Web es importante, esos esfuerzos se quedan a medias si no logramos que nuestra audiencia se convierta en compradores.

Ahora bien, tener una base de correos electrónicos no es algo que se logre de un día para el otro, al menos no, si queremos que los contactos que almacenemos allí tengan valor para nuestra empresa.

Antes de comenzar con los consejos es importante decir que:

Existen distintas bases de datos que se diferencian entre sí por la naturaleza de los contactos que se guardan en ella. No es lo mismo una base de datos de empresas, que una base de datos de personas.

En el caso de tener un negocio que satisfaga el modelo B2B, la captura de datos puede ser más complicada y la actualización de los datos de correo electrónico, teléfono y otros debe ser más frecuente. Esto se debe a que, por lo general, hacemos contacto con un representante de la empresa, pero no sabemos si, al momento de hacer enviar el correo o de llamar, esa persona será parte de la empresa o estará en el mismo cargo.

Las bases de datos de correos electrónicos de empresas solo son valiosas si recolectamos los datos de las personas que toman las decisiones comerciales con respecto a lo que vendemos; como mínimo, debe ser una persona cuya opinión se tome en cuenta para la selección de proveedores.

En el caso de bases de datos de correos electrónico de personas, la actualización se basa en la observación del comportamiento de estas. Aquellas que no muestren interés por lo que vendemos, deben ser eliminadas de la base de datos.


Información que debe contener una base de datos de correos electrónicos


Algo que no se suele decir cuando se dan consejos sobre la creación de una base de datos de correos electrónicos, y en general, es que, la información que se contiene ella dependerá del uso que le demos. Esto es así porque debemos optimizar el proceso de recolección de datos, por lo que, si te pones como meta tener muchos datos del cliente que, quizá, nunca utilices, probablemente nunca quedes satisfecho con la información que tienes.

Por esta razón, evalúa cuáles son los medios de contactos que usarás y desde allí decide que datos debes solicitar.

Otro punto importante es que, una base de datos de correos electrónicos se puede nutrir en distintos pasos, por lo que no necesitar preguntar todo lo que quieres saber en el primer contacto.

Por ejemplo, el primer paso de tu base de datos puede ser el nombre y apellido de una persona, o el nombre de la empresa y el de su representante, además, su correo electrónico.

Con esta información, puedes hacer un primer contacto y, a aquellos que muestren interés, puedes solicitarle el número de teléfono.

Siguiendo con la información que debe contener, comienza tu base de datos con la información de correo si quieres usar una estrategia online y el número de teléfono si deseas hacer contacto de forma offline. El nombre siempre es importante porque eso te permite tener un contacto más cercano.

Otra información que puedes agregar:

  • Dirección de la empresa o la dirección de entrega si es una persona
  • Intereses
  • País
  • Información de redes sociales
  • Edad
  • Fecha de cumpleaños
  • Fecha de afiliación

Cómo segmentar una base de datos


La primera base de datos de tu empresa no necesariamente debe ser un modelo tosco y sin clasificar. Dentro de la información que solicitas puedes incluir los gustos y preferencias de las personas; también puedes clasificar las empresas según su sector.

La segmentación debe estar basada en tu oferta de productos, si lo que deseas es ofrecer una solución específica para cada segmento de clientes potenciales.

Por ejemplo, si las soluciones de tu empresa van de la mano con el tipo de industria, entonces haz segmentos basados en esa información. Por el contrario, si tus soluciones son distintas por países o por ciudades, entonces segmenta de esa manera. Ocurre lo mismo con la gente, si tienes distintos modelos de cliente ideal, segmenta la base de datos de manera tal que le hables a cada uno de una manera específica.

Ahora bien, este trabajo de segmentación puede ser muy sencillo o complejo, dependerá de los instrumentos que uses para la captura de datos.

Por ejemplo, en un blog puedes captar clientes segmentados de acuerdo con los intereses de esa persona si creas un formulario distinto en cada categoría de tu blog. Así, puedes intuir que, si la persona llenó el formulario desde una categoría, le interesa ese tema, de esta manera, podrás enviarle información de productos e incluso, contenido de valor a esa persona.

Por otro lado, si usas un extractor de correos electrónicos, procura hacer un filtro eficiente que segmente la información. Por ejemplo, los extractores de correo de Captalead cuentan con ajustes para que puedas definir tu segmento de mercado y obtener la información de esas empresas en particular.

En este caso, no solo contamos con extractores generales, sino que existen opciones que funcionan bien con LinkedIn Premium, en el caso de que quieras hacer una búsqueda más detallada.

Si la captura de datos se da a través de la publicidad, asegúrate de crear campañas distintas según los segmentos que te interesen.


Cómo alimentar la base de datos de correos electrónicos


Para alimentar una base de datos puedes hacer uso de instrumentos tanto online como offline, lo importante es que desarrolles un procedimiento que permita la consistencia de los datos capturados.

En el caso de las capturas online, puedes hacer publicidad que lleve a una landing en donde se pregunten los datos a los potenciales clientes. Asimismo, en el caso de las empresas, puedes usar los extractores que hemos mencionado anteriormente.

Además de estas dos formas, puedes alimentarla con el contacto diario con el cliente. Si tu empresa tiene redes sociales y tus clientes se comunican por esta vía, puedes ir agregando información de forma manual a tu base de datos.

La implementación de chatbots, tanto en páginas Web como en conversaciones en redes sociales, pueden ayudarte a alimentar tus bases de datos.

Si cuentas con una tienda física, puedes alimentar tu base de datos, solicitando la información al cliente, recuerda que debes pedir el permiso y explicar para qué estás captando esa información.


Cómo mantener al día la base de datos


El mantenimiento va de la mano del tiempo base de datos que tengas. Si es una empresa, debes comprobar que el contacto que tienes es el correcto, y, en el mejor de los casos, mantén más de un contacto por empresa.

Si tienes una base de datos de personas que reciben promociones con frecuencia, actualiza la base eliminando aquellos contactos que no muestren interés en tus comunicaciones.

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